Kinh Nghiệm Quản Lý Chung Cư Hiệu Quả Nên Áp Dụng
Quản lý chung cư là công việc yêu cầu sự chuyên nghiệp và kinh nghiệm dày dặn mới có thể cáng đáng. Nhưng khối lượng công việc khá lớn, nếu sử dụng “nhân lực” thủ công thì không thể đảm bảo được. Dưới đây, XTECH sẽ tổng hợp cho bạn đọc những kinh nghiệm quản lý chung cư hiệu quả đang được nhiều chủ đầu tư áp dụng.
Ban quản lý tòa nhà phải làm những gì?
Ban quản lý tòa nhà là đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ điều hành và quản lý mọi hoạt động của tòa nhà. Nếu chủ đầu tư tự mình quản lý tòa nhà, ban quản lý là do chính chủ đầu tư đề cử hoặc thuê luôn từ bên ngoài. Ban quản lý tòa nhà được bầu cử trực tiếp bởi cư dân, thay mặt cư dân kết nối với chủ đầu tư và quản lý công việc trong tòa nhà.
Vậy nên, công việc thường ngày của ban quản lý là:
- Quản lý trật tự và an ninh toàn tòa nhà: Kiểm soát hệ thống an ninh, ra vào, tổ chức tuần tra để bảo vệ tài sản và an toàn cho cư dân.
- Quản lý nhân sự: Phân công, quản lý nhân sự bảo an, vệ sinh, kxy thuật,… để hoạt động tòa nhà vận hành trơn tru.
- Quản lý tài chính: Thu phí quản lý, phí dịch vụ, lập kế hoạch ngân sách và thanh toán các hóa đơn. Ban quản lý còn có trách nhiệm trả lương nhân sự định kỳ và các danh mục công việc khác.
- Quản lý nhân khẩu tòa nhà: Cập nhật và đảm bảo đầy đủ các thông tin của cư dân tòa nhà, theo dõi số lượng thành viên trong từng căn hộ.
- Giải quyết vấn đề của cư dân: Tiếp nhận và giải quyết các khiếu nại, góp ý của cư dân.
- Quản lý tình trạng kỹ thuật tòa nhà: Kinh nghiệm quản lý chung cư đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật để vận hành tòa nhà hiệu quả. Ban quản lý còn phải thường xuyên theo dõi, bảo trì kỹ thuật trong tòa nhà.
Kinh nghiệm quản lý tòa nhà chung cư cho ban quản lý
Với số lượng công việc khổng lồ như trên, nếu tuyển dụng nhân sự chưa có kinh nghiệm quản lý chung cư sẽ không đảm bảo hiệu quả. Đó là lý do mà bất cứ nhà đầu tư nào cũng mong muốn tìm hiểu và tìm người có đủ kinh nghiệm. Vậy yêu cầu tố chất của người đủ kinh nghiệm đáp ứng các hạng mục trên là gì?
Nắm vững các công việc cần thực hiện của ban quản lý
Trước tiên, để quản lý chung cư thì bạn phải hiểu được các công việc và vai trò, trách nhiệm của mình. Bởi vì trong mỗi đầu mục công việc như trên lại chia thành nhiều việc vặt nhỏ hơn, yêu cầu bạn phải bao quát hết được.
Sau thời gian ban đầu làm quen, sau này ban quản lý phải lập kế hoạch chi tiết cho từng công việc, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên. Đây là yêu cầu bắt buộc mà một người đảm nhận ở chức vụ “quản lý” phải làm được.
Xây dựng quy trình công việc và quản lý từng hạng mục
Sau khi đã nắm rõ các công việc cần triển khai, ban quản lý phải bắt tay vào từng hạng mục tuần tự:
- Hạng mục liên quan đến hợp đồng quản lý tòa nhà
- Hạng mục về khách hàng
- Hạng mục hệ thống quản lý an ninh và bảo vệ tòa nhà
- Hạng mục kỹ thuật tòa nhà
- Hạng mục vệ sinh các khu vực chung, khu công cộng trong tòa nhà
Kinh nghiệm quản lý chung cư là lựa chọn mô hình quản lý đúng
Có nhiều mô hình quản lý tòa nhà, nhưng không phải mô hình nào cũng hợp với quy trình vận hành chung cư. Vậy nên, bạn phải hiểu rõ các ưu nhược điểm từng mô hình, xem xét đâu mới là mô hình hợp với chung cư.
Thuê đơn vị tư vấn hoặc quản lý ngoài
Nếu chủ đầu tư không có thời gian và kinh nghiệm quản lý chung cư, tốt nhất nên lựa chọn thuê đơn vị chuyên nghiệp bên ngoài. Thay vì bỏ tiền, bỏ công đào tạo người mới, thuê những người đã có kinh nghiệm sẽ đảm bảo tính chuyên nghiệp hơn.
Sử dụng các phần mềm thông tin hỗ trợ quản lý tòa nhà chung cư
Hiện nay, rất nhiều tòa nhà, chủ đầu tư lựa chọn các phần mềm quản lý tòa nhà chuyên nghiệp. Chỉ cần một hệ thống, bạn đã tiết kiệm được nhân lực, vật lực và khoản lớn chi phí tiêu tốn cho lương hàng tháng. Không chỉ vậy, nền tảng công nghệ số còn đảm bảo chuyên nghiệp, chính xác và an toàn hơn nhiều các cách cũ.
XBuilding tự hào là giải pháp quản lý tòa nhà được nhiều chủ đầu tư lựa chọn áp dụng. Ngoài tính chuyên nghiệp cần thiết, phần mềm còn đem lại nhiều lợi ích cho cư dân và ban quản lý.
- Tối ưu hoạt động quản lý và lưu trữ hồ sơ, cập nhật thông tin tòa nhà lên hệ thống. Vậy nên, ban quản lý hạn chế tình trạng bị mất hồ sơ hoặc không thể kiểm soát được lượng hồ sơ.
- Quản lý nhân sự và linh hoạt trong vấn đề điều phối, tổ chức, giảm tình trạng thiếu nhân sự thực hiện.
- Đơn giản hóa công việc quản lý nhân khẩu và số lượng cư dân, tình trạng căn hộ trong tòa nhà.
- Dễ dàng phân công nhân sự bảo trì tòa nhà, dễ dàng theo dõi và kiểm soát vật tư trong chung cư.
Qua bài viết trên, bạn đọc đã được theo dõi những kinh nghiệm quản lý tòa nhà chung cư hiệu quả. Nếu bạn muốn tìm hiểu rõ hơn về giải pháp hiệu quả XBuilding, hãy truy cập webiste https://x-tech.com.vn/ hoặc gọi qua số 093.465.8080 nhé!
