Một hệ thống phần mềm quản lý tòa nhà cần có các tính năng nào để đáp ứng được hoạt động vận hành cho doanh nghiệp:
QUẢN LÝ BÀN GIAO CĂN HỘ
- Quản lý căn hộ bàn giao
- Quản lý thiết bị bàn giao: danh mục, số lượng, hình ảnh, thời gian bảo hành.
- Quản lý khách hàng: khách mua nhà, nhập mới hoặc đồng bộ từ hệ thống quản trị.
- Quản lý liên hệ: địa chỉ nơi ở, địa chỉ email, số điện thoại, social account.
- Quản lý thông báo bàn giao gửi đến khách hàng.
- Quản lý nhật ký bàn giao: kiểm tra đã đủ điều kiện hay chưa, trạng thái từng lần, trạng thái bàn giao cho khách hàng, phản hồi khách hàng.
- Quản lý đặt lịch bàn giao qua app
- Thực hiện xác nhận và ký các hồ sơ bàn giao trên phần mềm (ngoại trừ biên bản bàn giao để làm sổ hồng)
- Quản lý tài liệu/ hồ sơ bàn giao
QUẢN LÝ VẬN HÀNH
- Quản lý tòa nhà
(Thông tin tòa nhà, hình ảnh, tài liệu, sơ đồ mặt bằng, sơ đồ các vị trí, các thông tin liên lạc cần thiết liên quan, các cấu hình, thiết lập cho các tòa nhà) - Quản lý căn hộ / văn phòng / kiot – shophouse
(Căn hộ định danh theo block, tầng, khu vực, loại hình căn hộ) - Quản lý biểu mẫu tương tác cư dân
(Các biểu mẫu như: Tạm trú, phương tiện (đăng ký và hủy đăng ký), chữ ký, ảnh chân dung, nhân khẩu, sử dụng các dịch vụ, yêu cầu bảo hành, sửa chữa, vận chuyển đồ đạc ra /vào, định mức nước, Cấp thẻ, đặt standee, khách viếng thăm, chuyển đổi hợp đồng điện. - Quản lý tình trạng, các tài liệu đính kèm trong các lần tương tác.)
- Quản lý tiện ích
1/ Đặt lịch sử dụng các tiện ích
2/ Nhắc lịch sủ dụng
3/ Hủy lịch
4/ Đặt cọc và hoàn cọc trực tiếp trên app và link với phần mềm kế toán Quản lý tài liệu
(Toàn bộ tài liệu của tòa nhà được số hóa bản scan và bản mềm – tra cứu – để tổ chức lưu trữ và tra cứu khi cần thiết) bao gồm danh mục về hồ sơ pháp lý, nội quy, quy định của tòa nhà, O&M, bản vẽ hoàn công, giấy phép, và lịch sử thay đổi tài liệu - Quản lý công cụ dụng cụ, vật tư tòa nhà
(Công cụ dụng cụ, vật tư tiêu hao; Quản lý đề xuất, phê duyệt mua sắm) - Quản lý thi công căn hộ
1/ Nộp hồ sơ thi công
2/ Phê duyệt và bổ sung hồ sơ
3/ Cấp phép thi công
4/ Ký quỹ thi công
5/ Nhắc hết hạn và gia hạn
6/ Đăng ký nghiệm thu
7/ Hoàn cọc thi công
8/ Nhắc nhở vi phạm khi thi công” - Quản lý lịch/nhật ký bảo trì, bảo dưỡng thiết bị/máy móc
(Quản lý các nhật ký bảo trì bảo dưỡng bao gồm kết quả và các hình ảnh, tài liệu kèm theo từng lần; Đồng bộ với mod Quản lý công việc) - Quản lý hệ thống nhắc nhở, cảnh báo nhanh
(Hẹn giờ thủ công, hoặc thiết lập tự động các cảnh báo sớm về các lịch bảo trì, hoặc tình trạng các máy móc thiết bị cần lưu ý)
QUẢN LÝ TÀI SẢN
1/ Tình trạng thiết bị/ tài sản (ngày mua, ngày nhập)
2/ Luân chuyển tài sản
3/ Theo dõi khấu hao tài sản
QUẢN LÝ CÔNG VIỆC
- Quản lý bộ phận, nhân sự
(Quản lý thông tin, phân quyền các bộ phận, nhân sự thuộc các bộ phận, nhà thầu, nhân sự nhà thầu) - Quản lý công việc, giao việc
(Tên công việc, mô tả, hình ảnh/tài liệu đính kèm, người thực hiện, kết quả báo cáo; Liên quan tới/tích hợp với các mục khác như: Ý kiến, biểu mẫu, tài sản, lịch bảo trì…) - Quản lý lập lịch, nhắc nhở
(Thiết lập công việc lặp lại làm hàng ngày, tuần, những ngày trong tuần, theo tháng, năm, hẹn thời gian bất kỳ; Thiết lập các chế độ cảnh báo, nhắc nhở;
KẾ TOÁN TÒA NHÀ
- Quản lý danh mục dịch vụ/sản phẩm cung cấp
(Thiết lập giá, giá theo đối tượng khách hàng, giá theo số lượng sử dụng, các thiết lập khác để chạy công nợ tự động) - Quản lý bảng kê phí dịch vụ
(bảng kê/hóa đơn dịch vụ phát sinh hàng tháng được lập – tự động/bằng tay, được duyệt theo quy định) - Quản lý thanh toán khách hàng
(Thông báo phí, xác nhận thanh toán, nhắc nợ theo từng đối tượng cụ thể, thanh toán trực tiếp trên app tích hợp các cổng thanh toán, tích hợp ngân hàng, tự động gạch nợ/hạch toán các khoản phí dịch vụ đã đóng, theo dõi lịch sử thanh toán, lịch sử các chỉ số sử dụng, biểu đồ so sánh qua các kỳ phát sinh, quan lý thanh toán trước qua ví cư dân) - Quản lý công nợ
1/ Theo tuổi nợ
2/ Theo từng loại phí
3/ Nhắc nợ tự động
4/ Chế tài theo công nợ (kết nối với hệ thống car parking để khóa thẻ) - Quản lý thu chi nội bộ tòa nhà
(nhà thầu, nhân sự, vật tư, công cụ dụng cụ, quảng cáo, bãi đỗ xe ngày…) - Quản lý đồng bộ kế toán
(Tích hợp với các bên thứ 3 về kế toán)
DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG
- Quản lý thông báo và phản hồi
(Soạn thông báo và gửi tới căn hộ, cư dân theo toà, tầng, từng căn hộ; Quản lý các comment phản hồi trên các thông báo) - Quản lý sự kiện
(Tổ chức sự kiện, nhận danh sách đăng ký, checkin) - Quản lý khảo sát
(Tổ chức lấy ý kiến khảo sát, thu thập kết quả khảo sát và báo cáo) - Quản lý ý kiến, kiến nghị
(Tiếp nhận ý kiến, phản hồi tự động/bằng tay; Tích hợp mod quản lý công việc, kế toán để đồng bộ; Báo cáo tình trạng) - Đánh giá dịch vụ
(Thiết lập form đánh giá địch vụ theo thang điểm định kỳ theo thang điểm; Quản lý đánh giá định kỳ hoặc từng lần tương tác khách hàng; Đồng bộ với mod HR – KPI) - Đặt lịch dịch vụ cộng thêm
1/ Bán – cho thuê căn hộ
2/ Vệ sinh căn hộ
3/ Mua sắm/ bán hàng online
4/ Bảo dưỡng/ sửa chữa điện lạnh
5/ Sửa chữa căn hộ
6/ Vận chuyển
7/ Dịch vụ tiện ích khác
8/ Thanh toán tự động trên app và đồng bộ về phần mềm kế toán - Kết nối cộng đồng
1/ Kết nối và chat trực tiếp với CSKH
2/ Kết nối cộng đồng Cư dân
3/ Kết nối giữa các căn hộ
BÁO CÁO VẬN HÀNH
- Báo cáo quản lý tòa nhà
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo dịch vụ khách hàng
- Báo cáo vận hành định kỳ
PHÂN QUYỀN TÀI KHOẢN
Hệ thống phân quyền theo chức năng hệ thống bao gồm các quyền thao tác thêm mới, xem, sửa, xóa, import, export.
Phân quyền theo người dùng với các nhóm quyền: quyền quản trị admin, quyền trưởng ban, quyền lễ tân, kế toán… với các thiết lập chi tiết về chức năng.
Hiện tại, phần mềm quản lý tòa nhà toàn diện X-Building đã và đang cung cấp cho khách hàng giải pháp số hóa hoạt động quản lý vận hành theo tiêu chuẩn, được chuẩn hóa trong quá trình sử dụng thực tiễn tại hơn 30 dự án. Mọi thông tin cần hỗ trợ giải đáp xin vui lòng liên hệ qua
Hotline: 093.465.8080
Công ty cổ phần công nghệ X-TECH
Địa chỉ: Tầng 18, Center Building, số 85 Vũ Trọng Phụng, Thanh Xuân, Hà Nội
