XBuilding là nền tảng quản lý tòa nhà đáng mong đợi với nhiều ưu điểm vượt trội. Trong đó chính là chức năng Import dữ liệu giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu trong dự án. Trong bài viết dưới đây, XTECH sẽ hướng dẫn ban quản lý tòa nhà cách thực hiện Import dữ liệu đầu vào chi tiết.

Các trường thông tin cần Import dữ liệu đầu vào

Về cơ bản, các trường thông tin quan trọng, nhiều đầu mục nên Import theo file để tránh thiếu dữ liệu, đảm bảo chính xác và tiết kiệm thời gian. 

Công nợ – Thanh toán

Công nợ phát sinh hàng tháng và liên tiếp cùng lúc. Vậy nên, nếu trong đợt thanh toán, ban quản lý nhập tay hàng ngàn hóa đơn thì rất mất thời gian.

• Các trường thông tin cần thiết: Hạn thanh toán, Mã dịch vụ, Loại giá áp dụng, Số lượng sử dụng, Đơn giá cố định, Chỉ số đầu, Chỉ số cuối, Định mức, Đơn giá, Giảm giá,…
• Định dạng dữ liệu: Excel.

Trong mục này có 2 mẫu Import, đó là Import phiếu thu và Import bảng kê. Hai phần này đều có mẫu chi tiết để cư dân tham khảo.

Căn hộ – Cư dân

Trường cư dân là dữ liệu lớn, vì một tòa nhà có hàng trăm căn hộ và cả nghìn cư dân. Chính vì vậy, nếu nhập thủ công thì sẽ mất nhiều thời gian, rất dễ bị sót và không đảm bảo được chính xác.

• Các trường thông tin cần thiết: Mã căn hộ, diện tích, số phòng ngủ, chủ sở hữu, người liên hệ, số điện thoại, email, mã công tơ điện và nước,… 
• Định dạng dữ liệu: Excel
• Cách kiểm tra và làm sạch dữ liệu: Loại bỏ dữ liệu trùng lặp, kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu

XBuilding cung cấp cho ban quản lý file mẫu có sẵn, gồm đầy đủ các trường dữ liệu cần thiết và cách điền cụ thể. 

Các bước Import dữ liệu đầu vào trên XBuilding

Các bước thực hiện Import dữ liệu đầu vào trên XBuilding:

• Bước 1: Sau khi thu thập đủ dữ liệu cần thiết, ban quản lý hãy đăng nhập vào nền tảng XBuilding bằng tài khoản ban quản lý đã được phân quyền.
• Bước 2: Trong mục Căn hộ – Cư dân hoặc Công nợ – Thanh toán, khách hàng chọn Import căn hộ/phiếu thu/bảng kê. Trong các tùy chọn, ban quản lý chọn mục File mẫu để download file mẫu từ hệ thống.
• Bước 3: Sắp xếp dữ liệu vào các cột rõ ràng, tương ứng với các trường thông tin trên XBuilding. Sau đó, bạn kiểm tra lại dữ liệu để đảm bảo không có lỗi sai chính tả, dữ liệu trùng lặp hoặc thiếu sót nào không.

• Bước 4: Ở mục chọn file, ban quản lý chọn tệp duyệt đến và chọn file Excel hoặc CSV chứa dữ liệu cần Import. Nhấp vào nút “Import” hoặc “Thêm mới” để bắt đầu quá trình Import.
• Bước 5: Sau khi quá trình Import hoàn tất, ban quản lý kiểm tra lại dữ liệu trên hệ thống để đảm bảo tất cả thông tin đã được nhập đúng.

Qua bài viết trên đây, khách hàng đã được tìm hiểu về cách Import dữ liệu đầu vào từ file có sẵn chi tiết. Ban quản lý hoặc người dùng có thể truy cập XTECH để theo dõi các bài hướng dẫn và chia sẻ kinh nghiệm hay.