Quản lý công việc vận hành tòa nhà dễ dàng với phần mềm X-Building -

Là Giám đốc dự án vận hành tòa nhà (Project Manager) – cần quản lý theo dõi, điều phối công việc của đội ngũ nhân viên, nhà thầu vệ sinh – an ninh với khối lượng công việc lớn và nhiều hạng mục khác nhau. Làm thế nào để giám đốc vận hành có thể nắm bắt tình hình vận hành của dự án? Tính năng Quản lý công việc trên X-Building là giải pháp tuyệt vời để hỗ trợ các giám đốc dự án vận hành dự án chuyên nghiệp và hiệu quả.

Mục lục

Sự cần thiết cần có phần mềm quản lý công việc

Tại các dự án hiện nay, đội ngũ nhân sự vận hành có thể đến hàng chục nhân sự từ các bộ phận hành chính – lễ tân, kế toán, giám sát dịch vụ, nhà thầu vệ sinh, nhà thầu an ninh. Do vậy chắc chắn rằng các giám đốc ban quản lý tòa nhà luôn cần được báo cáo kịp thời về các hạng mục công việc của từng bộ phận, từ đó nắm bắt được chất lượng vận hành của nhà thầu tại dự án. Các yêu cầu xử lý kiến nghị từ phía cư dân đã được nhân sự thực hiện hay chưa, chất lượng xử lý ra sao để có căn cứ phản hồi cư dân nhanh chóng. Việc quản lý công việc và giao việc vẫn diễn ra hàng ngày thông qua các sổ giao ca tuy nhiên cần có một công cụ công nghệ để chuẩn hóa và tối ưu cho hoạt động vận hành.

Tính năng quản lý công việc trên phần mềm X-Building

Tính năng quản lý công việc được thiết kế riêng cho quản lý vận hành tòa nhà với các điểm nổi bật như sau:

Quản lý chi tiết đến từng checklist công việc: Các công việc vận hành được chia thành các nhóm bao gồm công việc lặp lại hàng ngày, công việc phát sinh. Các công việc lặp lại được định hình và hệ thống hóa theo các hạng mục nhỏ (sau đây gọi là checklist). Nhân sự được giao việc căn cứ vào các checklist để thực hiện. Điều đó giúp công việc được thực hiện một cách triệt để và tối ưu.
Giao việc dễ dàng: Giám đốc ban quản lý tòa nhà/ trưởng bộ phận sẽ giao việc đến từng bộ phận và nhân viên. Các công việc chưa được thực hiện trong ca làm việc được chuyển ca đến nhân viên khác. Hệ thống chia bảng phân loại công việc theo ngày, theo tuần với trạng thái ưu tiên giúp nhân viên nắm bắt được các hạng mục bắt buộc hoặc ưu tiên cần thực hiện. Nhân viên thao tác tiếp nhận, xử lý công việc đồng thời cập nhật ngay các báo cáo hiện trường cho công việc được giao.
Báo cáo trực quan sinh động: Giám đốc dự án, trưởng bộ phận theo dõi báo cáo công việc dựa trên kết quả thực thi dưới dạng hình ảnh/video do nhân viên báo về. Đó là cơ sở để đánh giá hiệu quả làm việc và chất lượng nhà thầu
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Nhân viên thao tác và cập nhật công việc ngay trên ứng dụng X-Building Admin.