Chính sách bảo mật

X-TECH (“X-TECH”, “chúng tôi”) cung cấp các nền tảng, phần mềm và dịch vụ công nghệ phục vụ doanh nghiệp, chủ đầu tư, đơn vị quản lý vận hành và khách hàng của các đơn vị này.

Chúng tôi cam kết bảo vệ dữ liệu cá nhân và áp dụng các biện pháp phù hợp nhằm bảo đảm dữ liệu được xử lý an toàn, minh bạch và đúng mục đích.

Chính sách này áp dụng đối với website, nền tảng, ứng dụng và dịch vụ do X-TECH cung cấp, bao gồm các hệ thống XHub, X1/XBooking, X2/XBuilding và các dịch vụ liên quan.

Chính sách được xây dựng trên cơ sở pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và các quy định pháp luật có liên quan.

1. Vai trò của X-TECH trong xử lý dữ liệu

Tùy từng dịch vụ và quan hệ với khách hàng, X-TECH có thể đóng vai trò:

Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân đối với dữ liệu mà X-TECH trực tiếp quyết định mục đích và phương thức xử lý, ví dụ dữ liệu liên hệ của khách hàng làm việc trực tiếp với X-TECH, dữ liệu tài khoản quản trị nền tảng và dữ liệu phục vụ quản lý quan hệ khách hàng của X-TECH.

Bên xử lý dữ liệu cá nhân hoặc Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân khi X-TECH cung cấp nền tảng, hạ tầng hoặc dịch vụ công nghệ cho khách hàng doanh nghiệp.

Đối với các hệ thống quản lý bất động sản, bán hàng và quản lý vận hành như X1/XBooking và X2/XBuilding, khách hàng của X-TECH có thể là chủ đầu tư, đơn vị quản lý vận hành, ban quản lý hoặc doanh nghiệp sử dụng hệ thống.

Trong các trường hợp này, khách hàng doanh nghiệp quyết định mục đích nghiệp vụ của việc thu thập, quản lý và gửi thông tin tới khách hàng, cư dân hoặc người sử dụng của họ; X-TECH xử lý dữ liệu trong phạm vi cần thiết để cung cấp và vận hành dịch vụ theo hợp đồng, cấu hình hệ thống và chỉ dẫn hợp pháp của khách hàng.

2. Dữ liệu có thể được xử lý

Tùy thuộc vào dịch vụ được sử dụng, hệ thống có thể xử lý các nhóm dữ liệu như:

• Họ tên;
• Địa chỉ email;
• Số điện thoại;
• Thông tin tài khoản người dùng;
• Thông tin khách hàng hoặc cư dân;
• Thông tin căn hộ, bất động sản hoặc giao dịch có liên quan;
• Thông tin hợp đồng, đăng ký dịch vụ và yêu cầu hỗ trợ;
• Thông báo, phản hồi và lịch sử tương tác;
• Thông tin kỹ thuật như địa chỉ IP, thiết bị, trình duyệt và nhật ký hệ thống;
• Các dữ liệu khác do người dùng hoặc khách hàng doanh nghiệp nhập vào hệ thống.

Phạm vi dữ liệu thực tế phụ thuộc vào từng sản phẩm, khách hàng và nghiệp vụ được triển khai.

X-TECH áp dụng nguyên tắc giới hạn dữ liệu, chỉ xử lý dữ liệu cần thiết cho mục đích cung cấp và vận hành dịch vụ.

3. Mục đích xử lý dữ liệu

Dữ liệu có thể được xử lý nhằm:

• Tạo và quản lý tài khoản;
• Cung cấp chức năng của phần mềm;
• Quản lý khách hàng, cư dân, bất động sản và dịch vụ;
• Thực hiện giao dịch và quy trình nghiệp vụ;
• Gửi thông báo liên quan đến dịch vụ;
• Gửi thông tin từ chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý tới khách hàng;
• Gửi thông báo từ Ban quản lý tới cư dân;
• Xác nhận đăng ký, giao dịch hoặc yêu cầu;
• Gửi thông báo công nợ, phí dịch vụ và thanh toán;
• Gửi thông báo vận hành, bảo trì, sự cố hoặc lịch dịch vụ;
• Gửi thông báo liên quan tới hợp đồng, đặt chỗ hoặc giao dịch bất động sản;
• Gửi thông báo bảo mật, xác thực tài khoản và khôi phục mật khẩu;
• Hỗ trợ khách hàng;
• Phòng chống gian lận và bảo vệ an toàn hệ thống;
• Theo dõi tình trạng cung cấp dịch vụ;
• Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý.

4. Email và thông báo điện tử

X-TECH sử dụng hệ thống email để hỗ trợ các ứng dụng và dịch vụ do chúng tôi cung cấp.

Email được gửi từ hệ thống chủ yếu là email giao dịch và thông báo nghiệp vụ (transactional and service notification emails).

Các trường hợp điển hình bao gồm:

Đối với hệ thống quản lý vận hành X2/XBuilding

Ban quản lý hoặc đơn vị quản lý vận hành có thể gửi:

• Thông báo tới cư dân;
• Thông báo phí và công nợ;
• Xác nhận thanh toán;
• Biên lai hoặc chứng từ;
• Thông báo bảo trì, sửa chữa hoặc sự cố;
• Thông báo dịch vụ và tiện ích;
• Thông báo phản ánh, yêu cầu hoặc ticket;
• Thông báo liên quan đến căn hộ hoặc tòa nhà;
• Các thông tin cần thiết phục vụ hoạt động quản lý vận hành.

Đối với hệ thống X1/XBooking

Chủ đầu tư hoặc đơn vị được chủ đầu tư ủy quyền có thể gửi:

• Xác nhận đăng ký khách hàng;
• Xác nhận đặt chỗ hoặc booking;
• Thông tin liên quan đến sản phẩm bất động sản mà khách hàng quan tâm;
• Thông báo giao dịch;
• Thông báo hợp đồng;
• Thông báo thanh toán;
• Thông báo lịch hẹn hoặc thủ tục;
• Thông tin chăm sóc khách hàng liên quan trực tiếp đến giao dịch hoặc dịch vụ.

Ngoài ra, hệ thống có thể gửi email xác minh địa chỉ email, kích hoạt tài khoản, đặt lại mật khẩu, cảnh báo bảo mật và các thông báo hệ thống khác.

5. Nguyên tắc gửi email

X-TECH không mua, thuê, thu thập hoặc sử dụng danh sách email từ các nguồn không xác định để gửi email hàng loạt.

Địa chỉ người nhận được hình thành từ quan hệ thực tế giữa người nhận với chủ đầu tư, đơn vị quản lý vận hành, Ban quản lý hoặc khách hàng doanh nghiệp sử dụng nền tảng, ví dụ:

• Người dùng đăng ký tài khoản;
• Khách hàng đăng ký quan tâm hoặc giao dịch;
• Người mua hoặc thuê bất động sản;
• Cư dân hoặc người sử dụng dịch vụ;
• Người dùng cung cấp địa chỉ email trong quá trình thực hiện hợp đồng hoặc giao dịch;
• Người dùng yêu cầu nhận thông tin hoặc sử dụng một chức năng của hệ thống.

X-TECH không sử dụng hạ tầng email để gửi thư rác (spam), phishing, nội dung lừa đảo hoặc email tới danh sách mua từ bên thứ ba.

Đối với nội dung quảng cáo hoặc tiếp thị không thuộc thông báo thiết yếu của dịch vụ, việc gửi được thực hiện phù hợp với yêu cầu về sự đồng ý, quyền từ chối nhận và các quy định pháp luật áp dụng.

Người nhận có thể quản lý các loại thông báo không thiết yếu thông qua cài đặt của ứng dụng hoặc liên hệ với đơn vị gửi.

Một số thông báo thiết yếu liên quan tới tài khoản, bảo mật, giao dịch, nghĩa vụ thanh toán hoặc hoạt động quản lý vận hành có thể tiếp tục được gửi trong phạm vi cần thiết để cung cấp dịch vụ hoặc thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng và pháp luật.

6. Hạ tầng gửi email

X-TECH có thể sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ hạ tầng điện toán đám mây và dịch vụ gửi email chuyên nghiệp, bao gồm Amazon Web Services (AWS) và Amazon Simple Email Service (Amazon SES), hoặc các nhà cung cấp khác để chuyển phát email.

Trong trường hợp này, một số dữ liệu cần thiết cho việc chuyển phát email, bao gồm địa chỉ email người gửi, địa chỉ email người nhận, nội dung email và dữ liệu kỹ thuật liên quan đến quá trình chuyển phát, có thể được xử lý thông qua hạ tầng của nhà cung cấp dịch vụ.

X-TECH lựa chọn, cấu hình và sử dụng các nhà cung cấp này phù hợp với yêu cầu về bảo mật, bảo vệ dữ liệu và các nghĩa vụ pháp lý áp dụng.

7. Quản lý email không gửi được và khiếu nại

Hệ thống theo dõi trạng thái chuyển phát email nhằm duy trì chất lượng và an toàn của dịch vụ.

Khi địa chỉ email phát sinh lỗi không thể gửi vĩnh viễn (hard bounce), hệ thống có thể tự động đưa địa chỉ đó vào danh sách hạn chế gửi.

Khi nhận được thông tin phản ánh thư rác hoặc khiếu nại từ nhà cung cấp email, X-TECH có thể:

• Ghi nhận sự kiện;
• Ngừng hoặc hạn chế gửi email tới địa chỉ liên quan;
• Kiểm tra nguồn phát sinh email;
• Thông báo cho khách hàng doanh nghiệp có liên quan;
• Áp dụng biện pháp hạn chế đối với tenant hoặc tài khoản gửi có dấu hiệu lạm dụng.

X-TECH duy trì cơ chế giám sát bounce, complaint và uy tín người gửi nhằm ngăn chặn việc lạm dụng nền tảng email.

8. Chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba

X-TECH không bán dữ liệu cá nhân.

Dữ liệu chỉ được chia sẻ hoặc cho phép xử lý trong phạm vi cần thiết với:

• Khách hàng doanh nghiệp có quyền hợp pháp đối với dữ liệu;
• Nhà cung cấp hạ tầng điện toán đám mây;
• Nhà cung cấp dịch vụ email;
• Nhà cung cấp lưu trữ, sao lưu và bảo mật;
• Nhà cung cấp dịch vụ công nghệ cần thiết để vận hành hệ thống;
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu;
• Các bên khác khi có căn cứ pháp lý phù hợp.

Các nhà cung cấp dịch vụ chỉ được xử lý dữ liệu trong phạm vi cần thiết cho dịch vụ được cung cấp và theo các điều khoản, thỏa thuận hoặc nghĩa vụ bảo mật tương ứng.

9. Chuyển dữ liệu xuyên biên giới

Một số nhà cung cấp hạ tầng hoặc dịch vụ công nghệ của X-TECH có thể đặt hệ thống xử lý dữ liệu ngoài lãnh thổ Việt Nam.

Khi hoạt động xử lý thuộc trường hợp chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới theo pháp luật Việt Nam, X-TECH và/hoặc khách hàng doanh nghiệp có liên quan thực hiện các nghĩa vụ pháp lý tương ứng, bao gồm các biện pháp bảo vệ, đánh giá tác động và thủ tục cần thiết theo quy định.

10. Lưu trữ dữ liệu

Dữ liệu được lưu giữ trong thời gian cần thiết để:

• Cung cấp dịch vụ;
• Thực hiện hợp đồng;
• Giải quyết giao dịch;
• Bảo đảm an toàn hệ thống;
• Xử lý tranh chấp;
• Thực hiện nghĩa vụ pháp lý;
• Hoặc đáp ứng mục đích hợp pháp mà dữ liệu được thu thập.

Khi hết thời hạn cần thiết, dữ liệu được xóa, hủy hoặc ẩn danh theo chính sách lưu trữ và quy định pháp luật áp dụng.

11. Bảo mật

X-TECH áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp với tính chất của hệ thống và dữ liệu được xử lý, có thể bao gồm:

• Kiểm soát truy cập;
• Phân quyền theo vai trò;
• Cách ly dữ liệu giữa các khách hàng/tenant;
• Xác thực và quản lý tài khoản;
• Mã hóa dữ liệu khi phù hợp;
• Mã hóa đường truyền;
• Ghi nhật ký và audit;
• Sao lưu và phục hồi;
• Theo dõi sự kiện bảo mật;
• Quản lý quyền truy cập của nhân sự;
• Quản lý khóa và thông tin xác thực;
• Kiểm soát quyền truy cập vào dịch vụ email;
• Theo dõi hành vi gửi email bất thường.

Không một hệ thống điện tử nào có thể loại bỏ tuyệt đối mọi rủi ro, nhưng X-TECH áp dụng các biện pháp phù hợp để giảm thiểu nguy cơ truy cập, sử dụng, thay đổi, tiết lộ hoặc mất dữ liệu trái phép.

12. Quyền của chủ thể dữ liệu

Theo quy định pháp luật áp dụng, chủ thể dữ liệu có thể có các quyền:

• Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân;
• Đồng ý hoặc không đồng ý với hoạt động xử lý trong các trường hợp pháp luật yêu cầu;
• Yêu cầu rút lại sự đồng ý;
• Xem hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu;
• Yêu cầu cung cấp dữ liệu;
• Yêu cầu xóa hoặc hạn chế xử lý;
• Phản đối việc xử lý trong trường hợp áp dụng;
• Khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện;
• Yêu cầu bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp liên quan đến dữ liệu cá nhân.

Đối với dữ liệu do chủ đầu tư, Ban quản lý hoặc khách hàng doanh nghiệp của X-TECH kiểm soát, yêu cầu của chủ thể dữ liệu có thể được chuyển tới đơn vị đó để xử lý. X-TECH sẽ hỗ trợ khách hàng thực hiện yêu cầu trong phạm vi trách nhiệm của bên xử lý dữ liệu và thỏa thuận cung cấp dịch vụ.

13. Dữ liệu của trẻ em

Các nền tảng X1/XBooking và X2/XBuilding không được thiết kế nhằm trực tiếp cung cấp dịch vụ trực tuyến cho trẻ em.

Tuy nhiên, trong một số nghiệp vụ quản lý cư dân, hộ gia đình hoặc bất động sản, hệ thống có thể chứa thông tin liên quan đến trẻ em do cha mẹ, người đại diện hợp pháp, chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý cung cấp.

Việc xử lý dữ liệu này phải tuân thủ các yêu cầu đặc biệt về bảo vệ dữ liệu trẻ em theo pháp luật Việt Nam.

14. Sự cố dữ liệu

Khi phát hiện sự cố liên quan đến dữ liệu cá nhân, X-TECH thực hiện việc đánh giá, cô lập, khắc phục, lưu giữ bằng chứng và thực hiện nghĩa vụ thông báo/báo cáo cho bên liên quan và cơ quan có thẩm quyền trong trường hợp và thời hạn mà pháp luật yêu cầu.

Khách hàng doanh nghiệp được thông báo về sự cố ảnh hưởng tới dữ liệu thuộc phạm vi của họ theo thỏa thuận dịch vụ và quy trình ứng phó sự cố áp dụng.

15. Trách nhiệm của khách hàng doanh nghiệp

Khách hàng sử dụng XHub, X1/XBooking, X2/XBuilding hoặc dịch vụ khác của X-TECH có trách nhiệm:

• Chỉ nhập dữ liệu mà mình có quyền xử lý;
• Bảo đảm thông tin người nhận được thu thập hợp pháp;
• Không sử dụng hệ thống để gửi spam;
• Không sử dụng danh sách email mua, thuê hoặc thu thập trái phép;
• Không gửi nội dung lừa đảo, giả mạo hoặc vi phạm pháp luật;
• Bảo đảm nội dung thông báo phù hợp với quan hệ giữa mình và người nhận;
• Xử lý các yêu cầu của chủ thể dữ liệu thuộc trách nhiệm của mình;
• Tuân thủ các chính sách chống lạm dụng của X-TECH và nhà cung cấp hạ tầng.

X-TECH có quyền tạm dừng chức năng gửi email của tài khoản hoặc khách hàng có dấu hiệu gây ảnh hưởng đến bảo mật, uy tín hệ thống hoặc vi phạm các quy định này.

16. Cookie và dữ liệu website

Website của X-TECH có thể sử dụng cookie và các công nghệ tương tự để duy trì phiên đăng nhập, bảo mật, ghi nhớ tùy chọn và phân tích hoạt động của website.

Cookie không thiết yếu được quản lý phù hợp với yêu cầu pháp luật áp dụng.

17. Thay đổi chính sách

Chính sách này có thể được cập nhật để phản ánh thay đổi của pháp luật, dịch vụ, công nghệ hoặc phương thức xử lý dữ liệu.

Phiên bản hiện hành và ngày cập nhật sẽ được công bố trên website của X-TECH.

Các thay đổi quan trọng có thể được thông báo tới khách hàng hoặc người dùng bằng phương thức phù hợp.

18. Liên hệ

Đối với các yêu cầu liên quan đến quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu cá nhân, vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ X-TECH
Mã số doanh nghiệp: 0110676802
Địa chỉ: Tầng 18, tòa nhà Center Building, số 1, đường Nguyễn Huy Tưởng, Phường Thanh Xuân, Hà Nội
Email bảo vệ dữ liệu: lienhe@x-tech.com.vn
Website: x-tech.com.vn

Đối với dữ liệu được quản lý bởi chủ đầu tư, Ban quản lý hoặc khách hàng doanh nghiệp sử dụng nền tảng X-TECH, người dùng cũng có thể liên hệ trực tiếp với đơn vị được xác định là bên gửi trong email hoặc ứng dụng.